Hábitos financieros
Cómo categorizar los gastos para que los datos sirvan de algo
Casi todas las listas de categorías están hechas para describir el pasado. Una lista útil está hecha para responder una pregunta que de verdad te vas a hacer. Siete reglas después de cinco años llevando las cuentas de una casa.
Hace cinco años empezamos a registrar todos los movimientos de una casa. No los grandes. Todos. El café, la nómina, el traspaso de la cuenta corriente a la de ahorro, los 4 € de recarga de una tarjeta de metro de una ciudad en la que ya no vive nadie de la casa.
Durante los dos primeros años los datos no sirvieron prácticamente para nada.
No porque estuvieran incompletos ni mal. Estaban completos y eran exactos. No servían porque las categorías estaban mal, y un libro de cuentas con malas categorías es una forma carísima de producir un gráfico circular cuya respuesta ya te sabías. Supermercado: 18 %. Ya. ¿Y?
La solución no fue una app mejor, ni más disciplina. Fue darnos cuenta de que la lista de categorías estaba construida al revés.
El error: categorizar por lo que compraste
Casi todo el mundo hace su primera lista de categorías mirando un extracto del banco y poniendo nombre a lo que ve. Supermercado, restaurantes, gasolina, farmacia, Amazon, teléfono. Parece obviamente correcto. Estás describiendo la realidad, y cada movimiento tiene exactamente un sitio.
El problema es que esa lista describe adónde fue el dinero, y ninguna decisión que vayas a tomar tiene esa forma. Nunca te vas a sentar a decidir «este año voy a hacer un 12 % menos de farmacia».
Una lista de categorías no es un archivador. Es el conjunto de cubos que luego vas a comparar, discutir y usar para decidir. Así que hay que construirla desde las decisiones, no desde los tickets.
Regla 1. Escribe la pregunta antes que la categoría
Antes de que una categoría se gane un sitio en la lista, termina esta frase: «Quiero esta categoría para poder responder…».
Si no puedes terminar la frase, la categoría es decoración.
- «Suscripciones», para ver el total al que me he comprometido en silencio cada mes y cancelar las muertas una vez al año. Bien. Ese número cambia comportamientos.
- «Amazon», para ver cuánto me he gastado en Amazon. Mal. Amazon es una tienda, no una decisión. Esos 600 € eran pañales, un taladro y un libro, y meterlos juntos esconde las tres cosas.
- «Comer fuera», para ver si la costumbre de los restaurantes se está desmadrando. Bien. Y conviene separarlo del «café y comida del trabajo», porque son dos hábitos distintos con dos soluciones distintas.
Esta sola regla se lleva por delante un tercio de casi cualquier lista.
Regla 2. Divide por control, no por tienda
El corte más útil en las cuentas de una casa no es en qué gastaste. Es cuánto costaría cambiarlo. El dinero se divide de forma natural en cuatro niveles, y los cuatro se comportan de manera completamente distinta.
Comprometido. Alquiler o hipoteca, seguros, colegio, préstamos, la tarifa del móvil. Esto no lo puedes cambiar este mes. Lo puedes cambiar una vez al año, con papeleo, y el ahorro es grande.
Vida corriente. Supermercado, suministros, gasolina, transporte, cosas de casa. Lo controlas de forma continua, en cantidades pequeñas, y el total se mueve despacio. Es el nivel en el que la gente quema una cantidad enorme de fuerza de voluntad para ahorrar muy poco.
Elegido. Restaurantes, viajes, aficiones, ropa más allá de reponer, regalos, el vino bueno. Totalmente discrecional, muy variable y, esto es lo importante, es donde está el dinero de verdad. Aquí es donde se toma una decisión real.
Puntuales. La lavadora. La renovación del visado. El vuelo de urgencia. Imprevisibles de uno en uno, muy predecibles en conjunto.
Cuando el primer nivel está cortado así, un mes te dice algo. «La vida corriente ha ido plana, lo elegido ha subido un 40 % y ha habido un puntual grande» es una frase con la que puedes hacer algo. «Supermercado 18 %, restaurantes 9 %, transporte 6 %» no lo es.
Regla 3. Primer nivel corto, el detalle debajo
Entre ocho y doce categorías de primer nivel. Si tienes treinta, no vas a mirar la lista nunca y, peor aún, vas a dudar cada vez que apuntes un movimiento. La duda es lo que mata el hábito.
El detalle no se pierde. Baja un nivel. Elegido → Restaurantes, Elegido → Viajes, Elegido → Aficiones. O, para lo que solo te importa de vez en cuando, se va al campo de descripción, que se puede buscar y no cuesta nada mantener.
La prueba: ¿podrías asignar un movimiento a una categoría de primer nivel sin pensar, desde el móvil, haciendo cola? Si no, la lista es demasiado fina.
Regla 4. Los traspasos no son gastos. Esta es la importante.
Si te llevas una sola cosa de este artículo, que sea esta.
Mover 2.000 € de la cuenta corriente a la de ahorro no es un gasto. Pagar la tarjeta de crédito no es un gasto. Comprar 500 € de un fondo indexado no es un gasto. Mandarte dinero a tu propia cuenta en otro país no es un gasto.
Todo eso es un traspaso. Tu patrimonio no cambia, solo cambia de sitio. Y aun así, casi todos los sistemas sencillos de seguimiento los tratan como gasto, lo que produce una casa que aparentemente gasta más de lo que ingresa mientras sus ahorros crecen. Hemos visto a gente concluir que tenía un problema de gasto cuando lo que tenía era un problema de traspasos en su hoja de cálculo.
Tu sistema necesita tres tipos de movimiento, no dos.
| Tipo | Patrimonio | Ejemplo |
|---|---|---|
| Ingreso | sube | Nómina, dividendo, devolución de una tienda |
| Gasto | baja | Compra, alquiler, un vuelo |
| Traspaso | igual | Corriente a ahorro, pago de tarjeta, compra de inversión |
En cuanto separas los traspasos, dos números pasan a ser fiables por primera vez: tu gasto mensual real y tu tasa de ahorro real. Antes de eso, los dos son ficción.
Los casos incómodos, resueltos:
- El gasto con tarjeta de crédito es gasto el día que compras, y el pago de la tarjeta es un traspaso. Si apuntas el pago como gasto, tus categorías van con un mes de desfase y la deuda de la tarjeta se vuelve invisible.
- Una devolución es ingreso negativo si no la habías categorizado, pero queda más limpia como gasto negativo en la categoría original. Así el total de la categoría dice la verdad.
- Comprar una inversión es un traspaso a un activo. Lo que acaba apareciendo como ingreso es la ganancia o la pérdida, no la compra.
- La cuota de la hipoteca son dos cosas en una. La parte de capital es un traspaso, porque le estás comprando tu casa al banco. La parte de intereses es un gasto. Separarlas es la diferencia entre entender lo que te cuesta vivir donde vives y exagerarlo groseramente.
Regla 5. Dale un sitio a lo puntual
Se muere la lavadora en abril. Si eso cae en «Casa», abril parece una catástrofe, la media de doce meses queda contaminada y se destruye la señal útil, que es esta: tu gasto corriente fue absolutamente normal.
Ten una categoría de primer nivel Puntuales, o una marca que puedas filtrar. Y luego míralo de dos maneras. Excluyéndolos, para ver si tu vida ordinaria está bajo control. Incluyéndolos, una vez al año, para ver la verdad.
Porque el total anual de gastos «imprevisibles» es notablemente estable. En casi todas las casas es una cifra grande de verdad y se repite todos los años. Lo único imprevisible es en qué mes y qué electrodoméstico.
Regla 6. No crees una categoría a la que te vayas a mentir
Si tienes una categoría en la que te da un poco de vergüenza meter cosas, vas a dejar de meterlas. Y entonces tendrás datos que parecen exactos y son falsos. Es el fallo más peligroso del seguimiento personal, porque no tiene pinta de fallo.
La versión práctica de esta regla: ten un cubo de Sin clasificar y úsalo sin complejos en el momento de apuntar. Es mucho mejor registrar un movimiento en cinco segundos con la categoría equivocada que no registrarlo. Y luego, una vez al mes, te sientas y vacías el cubo bien. Velocidad al apuntar, precisión al revisar.
Regla 7. Cambia la lista poco, y arregla el pasado cuando lo hagas
Las categorías solo sirven comparadas en el tiempo. Si las renombras y reorganizas cada pocos meses, tienes una serie de fotos inconexas en lugar de una tendencia, y ahí se evapora todo el sentido de llevar las cuentas.
Así que cambia la estructura como mucho una vez al año, hazlo en un cambio de mes limpio y, cuando lo hagas, recategoriza el histórico. Un mapa de lo viejo a lo nuevo, aplicado en bloque, es una hora de trabajo que conserva años de valor. No hacerlo te cuesta la capacidad de responder la única pregunta que importa: ¿esto va a mejor o a peor?
Una estructura de partida
Esto es una forma, no una receta. Adapta el segundo nivel a tu vida. El primero debería sobrevivir casi intacto.
| Primer nivel | Debajo |
|---|---|
| Ingresos | Nómina, bonus, ingresos extra, intereses y dividendos, devoluciones |
| Vivienda (comprometido) | Alquiler o intereses de hipoteca, comunidad, IBI, seguro de hogar |
| Comprometido | Seguros, préstamos, colegio y guardería, suscripciones, móvil e internet |
| Vida corriente | Supermercado, suministros, transporte y gasolina, salud y farmacia, básicos de casa |
| Elegido | Restaurantes, café y comida fuera, viajes, aficiones, ropa, regalos, cuidado personal |
| Puntuales | Electrodomésticos y reparaciones, temas médicos, gestiones y visados, mudanzas |
| Sin clasificar | Se vacía cada mes |
| (Traspasos) | No es una categoría. Es un tipo de movimiento. |
Fíjate en lo que no está. No hay «Amazon», no hay «Varios», no hay una cola de treinta líneas. Y fíjate en que Vivienda se ha sacado de Comprometido como línea propia de primer nivel. En casi todas las casas es entre un cuarto y la mitad de todo, y esconderla dentro de un cubo más grande desperdicia el número más importante de la página.
Cómo pasar de un lío existente a esto
No rehagas cinco años a mano. Vas a empezar y no vas a terminar, y un libro de cuentas migrado a medias es peor que el lío que tenías.
- Escribe primero la lista nueva, en papel, aplicando la Regla 1 a cada línea.
- Escribe un mapa de cada categoría vieja a una nueva. La mayoría encaja sola. Las que no encajan son exactamente las que estaban mal.
- Aplica el mapa en bloque al histórico. Un buscar y reemplazar en la hoja de cálculo, o una recategorización por reglas si tu app lo permite.
- Arregla después los traspasos, que es donde está la distorsión de verdad. Busca en el histórico pagos de cifra redonda a tus propias cuentas y a tarjetas, y cámbialos de tipo.
- Y para. No limpies filas antiguas una a una. Lo que necesitas es la tendencia, y la tendencia sobrevive a un poco de ruido.
Las categorías no son papeleo. Son toda la interfaz entre el esfuerzo de llevar las cuentas y el valor de haberlas llevado. Hazlas mal y podrás registrar cada movimiento durante cinco años sin responder ni una sola pregunta sobre tu propio dinero. Hazlas bien y dos minutos mirando el mes pasado te dicen qué hacer a continuación.
Ese es todo el retorno del hábito.